Docflow
- Презентация - СЭДО страховых и строительных компаний
- Этапы внедрения СЭД
- первоочередная задача - автоматизация регламентов
- типовые процессы внедрения СЭД с точки зр. докладчика на примере страховых компаний
- общехозяйственная деятельность
- автоматизация журналов документов
- поиск и определение центров проходжения документов
- автоматизация журналов документов
- контроль прохождения поручений
- автоматизация процессов производственной деятельности
- процессы прохождения документов
- сбор копий страховых полисов
- реестр страховых платежей
- автоматизация производственных процессов
- архив страховых полисов
- взаимодействие с клиентами
не включает системы управления процессами - хранение копий оригиналов
- страховые полисы
- документы по убыткам
- формирование бланков документов по шаблону
- доступ к документам
- #ПРИМЕЧАНИЕ - у страховых компаний огромная сеть филлиалов/продавцов полисов - оптимизация работы с такими продавцами (получение копий полисов и.т.д.) - важное направление для развития нашего предложения.
- общехозяйственная деятельность
- СЭД - ядро корпоративной системы
- формирование этапов производственной деятельности
- СЭД как система управления регламентами
- документы - стержень информационной системы предприятия
- компания МОСЭНЕРГОСБЫТ
- задачи клиента
- согласование реестра платежей
- автоматизация архива
- мобильный клиент для руководителей (ipad)
- связь с порталом предприятия (sharepoint)
- консолидировать взаимодействие с филлиала
- размер системы
- 1500 документов ежедневно
- 50% входящая документация
- 25% внутренний документооборот - служебные записки
- состав системы
- сервер приложений
- отдельный сервер для конфиденциальных документов
- интеграция с отдельно работающими серверами ЭЦП (ОТДЕЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ)
- отдельные сервера - штампы времени (контроль за временем подписи)
- интеграция с Active Directory
- задачи клиента
- ООО СК "ОРАНТА"
- электронная доставка полисов
- согласование документов
- 10 видов документов распределены по 30-40 процессам
- доверенности
- договора
- распоряжения
- прием на работу
- мобильный клиент
- 10 видов документов распределены по 30-40 процессам
- СЭДО для строительной отрасли
- типовые задачи
- хранение проектной документации (в том числе и чертежи)
- разрешения на строительство
- учет процедур строительной отрасли - сетевые графики
- создание библиотек проектной документации (общий доступ)
- контроль стадий согласования
- работа с CAD и GIS и 3D данные
- выявление первичных сведений и "разрез" аналитики
на основании файлов CAD и данных из систем GIS - межевание и границы строительного участка
- выявление первичных сведений и "разрез" аналитики
- типовые задачи
- Системы куда интегрируется СЭДО
- SAP
- 1C
- Oracle
- Система обмена документами между корпоративными СЭДО
- решение предлагает свою систему обмена документами между предприятиями заменяющую email
- система предлагает юридически значимую подпись на документах
- передачу входящих номеров
- логичную интеграцию с СЭД
- бесплатный клиент системы для контрагентов компании
- система бесплатна для покупающих систему СЭДО
- #ВАЖНО #ПРИМЕЧАНИЕ не логично писать собственную систему сообщений, но стоит продумать вариант при котором можно будет использовать электронную почту при котором СЭДО создает электронное письмо в котором присутствует файл XML с сответствующими данными документов (документы посылать также вложениями). Также предусмотреть автоматизацию импорта таких писем.
- #ПРИМЕЧАНИЕ Стоит посмотреть на интеграцию с электронной почтой системы Highrize http://highrisehq.com/emaildropbox
- решение предлагает свою систему обмена документами между предприятиями заменяющую email
- Этапы внедрения СЭД
- Презентация решения alfresco для построения взаимодействия и потоков информации внутри организаций http://www.alfresco.com/
- Стандартные задачи
- Архив
- Канцелярия
- Учет входящих и исходящих сообщений
- Согласование
- Отчеты
- Статистика
- 60% компаний меняет настройки системы не менее 2х раз в год
- 80% корпоративного контента не отражается в корпоративной системе (skype, телефон, курилки)
- Проблемы стандартного построения потоков
- отсутствие возможности обрабатывать неформализированные документы
- книги и документация
- привезенные с выставок брошуры
- маркетинговые материалы
- переписка по электронной почте
- фотографии с корпоративов
- фотографии и другое из социальных сетей
- сложные маршруты обработки документов
разные типы документов по разным отделам компании - проблемы интеграции с "нестандартными" системами
- open и libre office вместо microsoft office #ПРИМЕЧАНИЕ нужно подумать и сделать
- LDAP вместо Active Directory
- устаревшее ПО Юридического отдела
- использование системы для отчетности перед начальством, а не для удобства работы
- обсуждение документов в курилке
- обсуждение по скайп
- по телефону
- И ТОЛЬКО ПОТОМ внесение результатов обсуждения в систему
- отсутствие возможности обрабатывать неформализированные документы
- Предлагаемые решения
- работа с нестандартным контентом - любые форматы файлов
- система должна быть удобной
- интеграция с любыми оффисными пакетами на рабочих местах
- интеграция с социальными каналами
- Система Alfresco http://www.alfresco.com/
- ECM платформа для управления
- документами
- записями
- web контентом
- социальным контентом
- поддержка различных продуктов для документов #ПРИМЕЧАНИЕ просмотрите список
- openoffice
- libreoffice
- Microsoft Office
- Apple iWork
- Adobe Creative Suite
- Google Docs
- 1C
- только тонкий клиент - динамичность и гибкость
- конкуренты
- opentext
- directum
- sharepoint
- ECM платформа для управления
- Стандартные задачи
- Построение интелектуальных систем на базе SharePoint используя Doctrix Docflow
- автоматизация процессов. сложное - просто #ПРИМЕЧАНИЕ хороший лозунг
- схема решения
- автоматизация заявок, как хорошее начало для проекта внедрения документооборота
- Функциональность Doctrix Docflow
- регистрация входящих и исходящих документов
- внутренние документы - служебные записки
- договора
- архив документов
- в основе организации лежат процессы -> процессы в виде задач -> процессы в системе СЭДО -> формирование регламента -> контроль
- интерфейс системы html - проведена оптимизация для работы на ipad #ПРИМЕЧАНИЕ для работы на планшетах можно не создавать отдельный клиент - достаточно оптимизировать и реорганизовать html интерфейс для работы пальцами
- интеграция с Active Directory посредством интерфейса системы в котором пользователь из AD попадает связывается с определенной ролью в системе #ПРИМЕЧАНИЕ - возможнный путь для нас
- автоматизация не может быть без формализации организационной структуры
- Документооборот - создание сложно сущности - документ как учетная карточка - инициирующая информация - сложные карточки
- Функционал системы Doctrix Docflow
- import/export из систем
- 1С
- SAP
- Кадровик #ПРИМЕЧАНИЕ нужно проверить - что за система
- Active Directory
- файлов через XML
- через вызовы WEB сервисов других систем
- работчие процессы - связь входящих событий с исходящими #ПРИМЕЧАНИЕ обратить внимание
- отдельные права по каждому прикрепленному файлу к карточке документа #ПРИМЕЧАНИЕ не факт, что нам это нужно - можно реализовать через связанные документы
- создание по документу поручения #ПРИМЕЧАНИЕ наше направление на контроль
- справочники видов документов - #ПРИМЕЧАНИЕ внутри них функционал
- кто подписывает
- вид согласования
- цепочка утверждения
- напоминание о поручениях по почте
- из режима согласования можно отправить на рецензирование
- карточки поручений (задач) как отдельный элемент интерфейса
- визуализация процессов
- мониторинг текущих процессов
- отображение в процессе по документу пройденных этапов цветом
- отображение в визуализации красным цветом просроченные этапы
- экспорт в excell списков документов #ПРИМЕЧАНИЕ результатов поиска
- import/export из систем
- что такое ПРОСТО #ПРИМЕЧАНИЕ #ВАЖНО
- Web интерфейс
- оповещение через email
- принятие решений по электронной почте внутри письма ссылки СОГЛАСОВАТЬ/ИСПОЛНИТЬ/ОТКЛОНИТЬ #ПРИМЕЧАНИЕ #ВАЖНО просто необходимо сделать!!!
- поддержка мобильных клиентов через синхронизацию данных и работа в режиме offline
- простота внедрения
- коробочное решение
- итерационный подход к внедрению (поэтапный)
- простота эксплуатации
- графический редактор процессов на базе nimdex workflow
- точки расширения функциональности используя .net #ПРИМЕЧАНИЕ в каком виде? модулей/плагинов или просто подключаемых процедур?
- большие решения
- 2000 пользователей
- 1000 документов в день